Falar ao telefone parece simples, mas na verdade, quando privada da expressão facial, a voz pode acabar por transmitir impressões que muitas vezes não são as que desejamos.
publicidade
Fatores como o tom de voz, timbre, rapidez e até mesmo a postura enquanto falamos pode influenciar a boa comunicação e são muito importantes em conversas formais.
Ao telefone a voz perde cerca de 30% da sua energia.
É desaconselhada uma cadência superior a 180 palavras por minuto por ser muito rápida e difícil de compreender. O ritmo ideal para uma boa conversa ao telefone é tido nas 110 palavras por minuto.
Para evitar estes problemas, existe um código de conduta sob o qual podemos orientar as nossas conversações.
Quando atende:
1. Deve-se sempre que possível atender o telefone antes do 3º toque, para evitar que o interlocutor pense que não está.
2. Começar a conversa sempre com um cumprimento ou saudação.
3. Procure saber sempre o nome da pessoa com quem fala e trate-a sempre que possível pelo nome.
4. A postura com que fala ao telefone é importante. Se no seu trabalho tem de falar muito ao telefone grave a sua voz em várias posturas e posições para perceber qual a melhor.
5. Evite falar ao telefone segurando o auscultador entre a cabeça e o ombro, isto torna os músculos tensos afectando a voz.
6. Não fale ao telefone deitado. Quando estamos deitados o tom de voz torna-se mais ríspido podendo ser percebido como um tom zangado.
7. Não coma, mastigue pastilha elástica ou fume enquanto está ao telefone isto não só afecta a dicção como dá um aspeto descuidado.
8. Em conversas formais evite expressões mais coloquiais .
9. Quando falamos de pé temos tendência para dar um tom mais enérgico à voz o que pode ser positivo para a conversação.
10. Tenha sempre papel e caneta à mão mesmo que não conte ter de vir a apontar nada. Se quiser realmente impressionar o seu interlocutor vá apontando os detalhes da conversa para poder referi-los mais tarde na conversação sem ter de voltar a perguntar.
11. Se o seu interlocutor se desviar demasiado da conversa ou divagar demasiado tente chama-lo suavemente de novo à questão com expressões como: “desculpe interromper” ou “se me permite que o interrompa” e siga com o assunto que realmente interessa.
12. Para acabar a conversa educadamente é comum usar-se uma frase de transição. Para o fazer pode resumir os pontos principais da conversa e repetir os compromissos que ficaram acordados. Antes de desligar dê sempre oportunidade ao interlocutor de desligar primeiro.
Quando faz uma chamada:
1. Antes de telefonar certifique-se que tem toda a documentação que precisa diante de si e de forma fácil de consultar durante a conversa.
2. Tente fazer a chamada quando tem a certeza que não vai ser interrompido. Dedique 100% da sua atenção à conversa.
3. Comece sempre por apresentar-se e dizer de que parte vem.
4. Se não conseguir falar com a pessoa que deseja pergunte como e quando é melhor contacta-la. Em último caso deixe mensagem.
5. Pergunte sempre se é um bom momento para estar a ligar.
6. Resuma os pontos essenciais no final da conversa e o que deve fazer a seguir.
7. Despeça-se sempre com um agradecimento.
Como reagir em conversas desagradáveis
1. Quando a conversa é desagradável tente controlar as suas emoções, não deixe transparecer o seu estado de espírito ou emoções. Deixe claro que quer ajudar e mostre-lhe os seus limites no momento.
2. Se o seu interlocutor gritar ou elevar o tom de voz distinga-se baixando o seu.
3. Não se envolva de forma pessoal com os problemas.
4. Deixe que a pessoa fale à vontade e dê-lhe a entender que a está a ouvir.
5. Aponte todos os pormenores para não ter de voltar a perguntar. Desta forma a pessoa vai sentir que as suas queixas foram ouvidas.
6. Mostre que compreende o problema e coloque a pessoa o mais à vontade possível.
7. Concentre-se naquilo que pode fazer e não no que não pode.
Veja também: Como fazer um curriculum
